مدیریت زمان چیست؟تکنیک‌های طلایی برای مدیریت زمان

قطعا  برای شما هم پیش آمده است که برای هفته‌ها یا ماه‌ها و یا حتی سال‌های خود افکار و برنامه‌هایی را در سر می‌پروانید و بسیار مشتاق هستید که بتوانید به این برنامه‌ها برسید. ولی وقتی که می‌خواهید به این افکار جامه‌ی عمل بپوشانید به  مشکل بر‌می‌خورید یعنی یا انگیزه‌ی کافی برای اجرای این برنامه‌ها و اهداف را ندارید و یا موارد و اتفاقاتی پیش می‌آیند که ظاهرا مانند یک مانع بر سر راه شما قرار می‌گیرند. تمامی این موارد از عدم مدیریت مناسب زمان ناشی می‌شوند. در این مقاله راهکارهایی را برای مدیریت زمان ارائه می‌دهیم.

مدیریت زمان چیست؟

به زبان ساده می‌توان گفت: وقتی شما از موقعیت‌ها و فرصت‌ها و اتفاقات و لحظات خود به بهترین شکل استفاده کنید زمان خود را مدیریت کرده‌اید.

تکنیک‌های عملی برای مدیریت زمان:

1- اولین قدم مشخص کردن اهداف است:

ابتدا باید زمان مناسبی برای نوشتن اهداف شخصی، خانوادگی و تحصیلی و … بگذارید. بدانید چه می‌خواهید تا مسیر حرکت را برای خود هموار کنید. پس در گام اول برنامه‌ها و اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود را بنویسید. طبق گفته‌ی آقای احمد حلت مدیر مسئول مجله‌ی موفقیت:“ با قدرت کاغذ و قلم رو بردارید و آرزوهاتون رو خلق کنید و 110 آرزو و هدف رو به نشان عشق روی کاغذ بیارید، هرچی که دلتون میخواد بنویسید و ایمان داشته باشید که حتما می‌خواهید بهشون برسید. یادتون باشه نوشتن نیمی از راهه ”

2- برای کارهای هر هفته و هر روز خود زمان‌بندی و اولویت تعیین کنید:

پس از اینکه اهداف طولانی مدت (برای سال‌ها یا چندین ماه) مشخص شد. حالا باید قبل از شروع هر هفته یک برنامه‌ کلی تعیین کنید و لیستی از کارهایی که در هفته‌ی جاری باید انجام دهید تهیه کنید ولی برنامه‌ی هر روز که دارای جزئیات بیشتری است و اهداف هفته را هم در برمی‌گیرد، باید شب قبل نوشته شود. سپس برای کارهای هر روز خود اولویت دهید و برای هر کاری زمان مشخص در نظر بگیرید در برنامه‌ریزی روزانه برای کارها با استفاده از اعداد مثلا 1تا 20 اولویت تعیین کنید و می‌توانید برای کارهایی که حتما باید انجام شوند محدوده تعیین کنید مثلا کارهای 1 تا 10 حتما باید انجام شوند و کارهای کم الویت تر در شماره‌های آخر قرار می‌گیرند. در پایان روز اگر به برخی از کارهای کم اولویت نرسیدید مشکلی ایجاد نمی‌شود چون از اهمیت بالایی برخوردار نبوده‌اند. وقتی برای کارها اولویت و زمان تعیین می‌کنید خود را ملزم به انجام آن کار می‌کنید و مانع، از دست رفتن زمان خود می‌شوید. سعی کنید زمان‌هایی را برای کارهای پیش بینی نشده در نظر بگیرید تا وقتی با آنها برخورد کردید همچنان نظم در برنامه‌ی شما وجود داشته باشد. پس باید برنامه‌ی انعطاف پذیری داشته باشید. همچنین می‌توانید لیستی از برنامه‌های هفته‌ی آینده که مایل به انجام آنها هستید تهیه نمایید.

3- تلاش خود را متعادل کنید:

این مورد را با مثال بررسی می‌کنیم: فرض کنید شما تصمیم گرفته‌اید در یک هفته‌ یک نرم افزار را یاد بگیرید هر روز ساعتی را به یادگیری اختصاص دهید و سر ساعت مشخص به این کار بپردازید و در انتهای هفته می‌بینید که یادگیری نرم افزار به پایان رسیده است. علاوه بر کارهای کلی که برای یک هفته در نظر گرفته‌اید و بخشی کوچکی از کارهای روزانه‌ی شما را شامل می‌شود در کنار هر کدام از کارهایی دیگری که برای یک روز خود لیست کرده‌اید و انجام داده‌اید یک علامت بزنید. می‌توانید از علائمی مانند: یک لبخند یا گل یا تیک استفاده کنید.

4- توانایی ” نه ” گفتن داشته باشید:

گاهی اوقات پیش می‌آید که از شما درخواست می‌شود کاری انجام دهید ولی خودتان کار مهمی دارید ولی با همه‌ی اینها انجام آن کار را به عهده می‌گیرید و در صورت زمان‌بر و طولانی بودن آن کار از وظایف و کارهای خود جا می‌مانید. همانطور که در مورد 2 گفته شد اگر برنامه‌‌ی خود را طوری تنظیم کنید که زمانی برای کارهای پیش بینی نشده قرار دهید قطعا به کارهای خود و کارهای اتفاقی خواهید رسید. ولی در هر صورت توانایی نه گفتن را در خود پرورش دهید. همواره قبل از اینکه  کار درخواستی را بپذیرید یا رد کنید ببینید که چقدر برای شما منفعت یا ضرر دارد. ولی اگر دوست دارید همه‌ی جوانب را رعایت کرده و مانع از ایجاد ناراحتی یا دلخوری شوید می‌توانید هنگام نه گفتن از تکنیک گزینه‌ی جایگزین استفاده کنید. برای مثال: دوستتان از شما درخواست می‌کند که امروز با او به پیاده‌روی بروید ولی شما فردای آن روز امتحان دارید ولی برایتان مهم است که رابطه‌ی دوستی شما خدشه دار نشود پس می‌توانید علاوه بر اظهار علاقه‌ی خود به پیاده روی امروز، به او بگویید که به دلیل امتحان فردا نمی‌توانید امروز با او همراه باشید ولی در عوض فردا ساعات بیشتری در کنار او خواهید بود.

5- تمرکز کردن روی یک کار:

در طول روز یا هفته شما دوست دارید به تمام کارها برسید ولی استرس و ترس انجام نشدن کارها موجب از بین رفتن تمرکز شما خواهد شد. یک ضرب المثلی انگلیسی می‌گوید:” ضربه زدن به یک درخت بهتر از ضربه زدن به 1000 درخت است “. پس همواره یک کار را تمام کنید و سپس به سراغ کار دیگر بروید مگر در مواردی که کارهایی باید به موازات یکدیگر انجام شوند.

6- عدم تاخیر در کارها:

حتما برای شما هم پیش آمده که تصمیمی گرفته‌اید ولی انجام آن را به روزهای دیگر موکول کرده‌اید و شاید در نهایت هم به دلیل تاخیر زیادی دیگر نتوانسته‌اید آن را به انجام برسانید. مثلا تصمیم گرفته‌اید در ورزشی ثبت نام کنید ولی با خود گفته‌اید که ماه بعد ثبت نام می‌کنید. بهترین کار این است در همان لحظه‌ای که تصمیم گرفته شد، برای آن اقدام نمایید. مثلا تصمیم گرفته‌اید که خواندن یک کتاب شعر را تا انتهای ماه به پایان برسانید همان لحظه یا همان روز زمانی را برای خواندن چند صفحه از آن کتاب اختصاص دهید.

7- استراحت را فراموش نکنید:

مابین کارها متناسب با زمانی که به انجام کارها پرداخته‌اید استراحت کنید و در زمان استراحت به هیچ چیزی فکر نکنید تا ذهن شما آرام باشد تا بتوانید برای انجام کار بعدی انرژی و انگیزه‌ی لازم را داشته باشید.

8- زمانی را به تفریح و ورزش اختصاص دهید:

تفریح، ورزش و تغذیه‌ی مناسب، همگی از عوامل تاثیر گذار بر بازده شما هستند و می‌توانند روحیه‌ی شما را در سطح مطلوبی حفظ نمایند.

9- در گذشته متوقف نشوید و مسیر پیشرفت خود را دنبال کنید:

برای خود تصویر سازی ذهنی از اهداف آینده داشته باشید و به اتفاقات ناخوش‌آیند یا ناکامی‌های گذشته فکر نکنید. و در کنار کاری که به پایان رسیده است با یک رنگ دیگر  بنویسید که در چه تاریخی به اتمام رسید.

10- لیست وظایف را دوباره بررسی کنید و آن را مرتب بازنویسی و اولویت بندی کنید:

زمانی که برخی از کارها را با موفقیت پشت سر گذاشتید و از لیست خارج کردید می‌توانید وظایف جدیدی به لیست اضافه کنید.می‌توانید از دیگران برای انجام کارهای خود کمک بگیرید و برخی از کارها را به آنها محول نمایید.

11- هیچگاه نوشتن را فراموش نکنید:

نوشتن نه تنها موجب نظم در کارها بلکه موجب ایجاد یک نظم فکری در شما می‌شود. پس باید نوشتن را به صورت یک عادت هر روزه دربیاورید.

حرف آخر:

زمان و عمر یک هدیه از طرف خداوند برای تمامی انسانهاست. وقت طلاست پس مدیریت زمان را جدی بگیرید و برای آن انرژی صرف کنید و به یاد داشته باشید که انجام به موقع کارها و مدیریت صحیح زمان حس اعتماد به نفس را در شما چندین برابر خواهد کرد.