روش‌های مدیریت زمان افراد را قادر می‌سازد تا کارهای بیشتری را در مدت زمان کوتاه‌تری انجام دهند. استفاده از فرآیند برنامه ریزی و تخصیص میزان زمان مورد نیاز برای هر کار خاص. شما را در مدیریت زمان کمک می کند.
مدیریت زمان یکی از بزرگترین مشکلاتی است که ما در زندگی کاری خود داریم. مدیریت و رهبری خوب کسب و کار، به توانایی مدیریت موثر زمان بستگی دارد.
ایجاد تعادل در زندگی کاری پرمشغله نیاز به برنامه ریزی دارد. خوشبختانه، چندین روش وجود دارد که می تواند به شما کمک کند زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید.
قطعا برای شما هم پیش آمده است که برای هفته‌ها یا ماه‌ها و یا حتی سال‌های خود افکار و برنامه‌هایی را در سر می‌پروانید و بسیار مشتاق هستید که بتوانید به این برنامه‌ها برسید. ولی وقتی که می‌خواهید به این افکار جامه‌ی عمل بپوشانید به مشکل بر‌می‌خورید یعنی یا انگیزه‌ی کافی برای اجرای این برنامه‌ها و اهداف را ندارید و یا موارد و اتفاقاتی پیش می‌آیند که ظاهرا مانند یک مانع بر سر راه شما قرار می‌گیرند. تمامی این موارد از عدم مدیریت مناسب زمان ناشی می‌شوند. در این مقاله از سایت ساز زرین راهکارهایی را برای مدیریت زمان ارائه می‌دهیم.
به زبان ساده می‌توان گفت: وقتی شما از موقعیت‌ها و فرصت‌ها و اتفاقات و لحظات خود به بهترین شکل استفاده کنید زمان خود را مدیریت کرده‌اید.
نکات، تکنیک ها و روش های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد که می توانید از آنها برای مدیریت موثر زمان خود استفاده کنید. بهترین راه برای انجام این کار این است که احساس کنید چه چیزی برای شما بهتر است، زیرا قبل از اینکه بتوانید تلاش کنید و شرایط را تغییر دهید، مهم است که روش کار را درک کنید. موثرترین تکنیک های مدیریت زمان آنهایی هستند که با سبک کار شما مطابقت دارند.
در این روش شما به مدت 25 دقیقه بدون وقفه بر روی یک کار تمرکز می کنید و سپس یک استراحت کوتاه 5 دقیقه ای انجام می دهید.
تکنیک پومودورو چیست؟ تکنیک پومودورو روشی برای تمرکز و کار برای مدت زمان مشخص قبل از استراحت کوتاه است. این بر این فرض استوار است که همه ما می توانیم بهره وری خود را بهبود بخشیم به شرطی که متمرکز باشیم و تمرکز خود را به یک کار اختصاص دهیم. این اصل توسط فرانچسکو سیریلو، استاد دانشگاه بولونیا در ایتالیا توسعه داده شد. او در ابتدا زمانی که به عنوان دستیار آموزشی کار می کرد، به این ایده رسید.
شاگردان او اغلب برای مدت طولانی برای تمرکز تلاش می کردند و او می خواست راهی برای کمک به آنها بیابد. تکنیک پومودورو شامل استفاده از یک تایمر است که از 25 دقیقه شمارش معکوس می کند. با شنیدن خاموش شدن تایمر کار خود را شروع می کنید و سپس 5 دقیقه استراحت می کنید. این دوره 25 دقیقه ای پومودورو نامیده می شود. این دوره ی زمانی، به این منظور است که بر روی کار خود تمرکز داشته باشد و حواس او را به چیزهای دیگر پرت نکند. پس از سپری شدن این زمان، 5 دقیقه استراحت می کنید. این به شما کمک می کند تا تمرکز مجدد داشته باشید و به کار خود بازگردید.
مسدود کردن زمان، یعنی برای هر کاری یک زمان مشخص انتخاب کنید. شما باید در این زمان حتما آن کار را انجام دهید.
شما باید زمان مشخصی را برای هر کار یا پروژه اختصاص دهید. این در مورد تمرکز بر زمان به جای وظایف فردی است.
معمول است که تعداد ساعات مشخصی در هفته یا روز در نظر گرفته شود. به این ترتیب می توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید و کاری را که باید انجام دهید بدون اینکه تحت فشار قرار بگیرید، انجام دهید. استفاده از مسدود کردن زمان مزایای زیادی دارد که در اینجا به برخی از آنها اشاره می کنیم:
صرفه جویی در زمان در پروژه ها با اختصاص زمان مشخصی برای تکمیل یک پروژه، آن را با سرعت بیشتری انجام خواهید داد. با استفاده از مسدود کردن زمان، می توانید بر روی کار در حال انجام تمرکز کنید و حواس خود را پرت نکنید. جعبه زمان به شما این فرصت را می دهد که روی یک پروژه واحد تمرکز کنید. می توانید برای مدت طولانی روی یک کار، کار کنید یا در صورت نیاز آن را به سرعت تمام کنید. این تکنیک باعث می شود بهره وری بیشتری داشته باشید.
ابتدا باید زمان مناسبی برای نوشتن اهداف شخصی، خانوادگی و تحصیلی و … بگذارید. بدانید چه می‌خواهید تا مسیر حرکت را برای خود هموار کنید. پس در گام اول برنامه‌ها و اهداف کوتاه مدت و بلند مدت خود را بنویسید. طبق گفته‌ی آقای احمد حلت مدیر مسئول مجله‌ی موفقیت:“ با قدرت کاغذ و قلم رو بردارید و آرزوهاتون رو خلق کنید و 110 آرزو و هدف رو به نشان عشق روی کاغذ بیارید، هرچی که دلتون میخواد بنویسید و ایمان داشته باشید که حتما می‌خواهید بهشون برسید. یادتون باشه نوشتن نیمی از راهه ”
پس از اینکه اهداف طولانی مدت (برای سال‌ها یا چندین ماه) مشخص شد. حالا باید قبل از شروع هر هفته یک برنامه کلی تعیین کنید و لیستی از کارهایی که در هفته‌ی جاری باید انجام دهید تهیه کنید ولی برنامهی هر روز که دارای جزئیات بیشتری است و اهداف هفته را هم در برمی‌گیرد، باید شب قبل نوشته شود. سپس برای کارهای هر روز خود اولویت دهید و برای هر کاری زمان مشخص در نظر بگیرید در برنامه‌ریزی روزانه برای کارها با استفاده از اعداد مثلا 1تا 20 اولویت تعیین کنید و می‌توانید برای کارهایی که حتما باید انجام شوند محدوده تعیین کنید مثلا کارهای 1 تا 10 حتما باید انجام شوند و کارهای کم الویت تر در شماره‌های آخر قرار می‌گیرند. در پایان روز اگر به برخی از کارهای کم اولویت نرسیدید مشکلی ایجاد نمی‌شود چون از اهمیت بالایی برخوردار نبوده‌اند. وقتی برای کارها اولویت و زمان تعیین می‌کنید خود را ملزم به انجام آن کار می‌کنید و مانع، از دست رفتن زمان خود می‌شوید. سعی کنید زمان‌هایی را برای کارهای پیش بینی نشده در نظر بگیرید تا وقتی با آنها برخورد کردید همچنان نظم در برنامهی شما وجود داشته باشد. پس باید برنامهی انعطاف پذیری داشته باشید. همچنین می‌توانید لیستی از برنامه‌های هفته‌ی آینده که مایل به انجام آنها هستید تهیه نمایید.
این مورد را با مثال بررسی می‌کنیم: فرض کنید شما تصمیم گرفته‌اید در یک هفته یک نرم افزار را یاد بگیرید هر روز ساعتی را به یادگیری اختصاص دهید و سر ساعت مشخص به این کار بپردازید و در انتهای هفته می‌بینید که یادگیری نرم افزار به پایان رسیده است. علاوه بر کارهای کلی که برای یک هفته در نظر گرفته‌اید و بخشی کوچکی از کارهای روزانه‌ی شما را شامل می‌شود در کنار هر کدام از کارهایی دیگری که برای یک روز خود لیست کرده‌اید و انجام داده‌اید یک علامت بزنید. می‌توانید از علائمی مانند: یک لبخند یا گل یا تیک استفاده کنید.
گاهی اوقات پیش می‌آید که از شما درخواست می‌شود کاری انجام دهید ولی خودتان کار مهمی دارید ولی با همه‌ی اینها انجام آن کار را به عهده می‌گیرید و در صورت زمان‌بر و طولانی بودن آن کار از وظایف و کارهای خود جا می‌مانید. همانطور که در مورد 2 گفته شد اگر برنامهی خود را طوری تنظیم کنید که زمانی برای کارهای پیش بینی نشده قرار دهید قطعا به کارهای خود و کارهای اتفاقی خواهید رسید. ولی در هر صورت توانایی نه گفتن را در خود پرورش دهید. همواره قبل از اینکه کار درخواستی را بپذیرید یا رد کنید ببینید که چقدر برای شما منفعت یا ضرر دارد. ولی اگر دوست دارید همه‌ی جوانب را رعایت کرده و مانع از ایجاد ناراحتی یا دلخوری شوید می‌توانید هنگام نه گفتن از تکنیک گزینه‌ی جایگزین استفاده کنید. برای مثال: دوستتان از شما درخواست می‌کند که امروز با او به پیاده‌روی بروید ولی شما فردای آن روز امتحان دارید ولی برایتان مهم است که رابطه‌ی دوستی شما خدشه دار نشود پس می‌توانید علاوه بر اظهار علاقه‌ی خود به پیاده روی امروز، به او بگویید که به دلیل امتحان فردا نمی‌توانید امروز با او همراه باشید ولی در عوض فردا ساعات بیشتری در کنار او خواهید بود.
در طول روز یا هفته شما دوست دارید به تمام کارها برسید ولی استرس و ترس انجام نشدن کارها موجب از بین رفتن تمرکز شما خواهد شد. یک ضرب المثلی انگلیسی می‌گوید:” ضربه زدن به یک درخت بهتر از ضربه زدن به 1000 درخت است “. پس همواره یک کار را تمام کنید و سپس به سراغ کار دیگر بروید مگر در مواردی که کارهایی باید به موازات یکدیگر انجام شوند.
حتما برای شما هم پیش آمده که تصمیمی گرفته‌اید ولی انجام آن را به روزهای دیگر موکول کرده‌اید و شاید در نهایت هم به دلیل تاخیر زیادی دیگر نتوانسته‌اید آن را به انجام برسانید. مثلا تصمیم گرفته‌اید در ورزشی ثبت نام کنید ولی با خود گفته‌اید که ماه بعد ثبت نام می‌کنید. بهترین کار این است در همان لحظه‌ای که تصمیم گرفته شد، برای آن اقدام نمایید. مثلا تصمیم گرفته‌اید که خواندن یک کتاب شعر را تا انتهای ماه به پایان برسانید همان لحظه یا همان روز زمانی را برای خواندن چند صفحه از آن کتاب اختصاص دهید.
مابین کارها متناسب با زمانی که به انجام کارها پرداخته‌اید استراحت کنید و در زمان استراحت به هیچ چیزی فکر نکنید تا ذهن شما آرام باشد تا بتوانید برای انجام کار بعدی انرژی و انگیزه‌ی لازم را داشته باشید.
تفریح، ورزش و تغذیه‌ی مناسب، همگی از عوامل تاثیر گذار بر بازده شما هستند و می‌توانند روحیه‌ی شما را در سطح مطلوبی حفظ نمایند.
برای خود تصویر سازی ذهنی از اهداف آینده داشته باشید و به اتفاقات ناخوش‌آیند یا ناکامی‌های گذشته فکر نکنید. و در کنار کاری که به پایان رسیده است با یک رنگ دیگر بنویسید که در چه تاریخی به اتمام رسید.
زمانی که برخی از کارها را با موفقیت پشت سر گذاشتید و از لیست خارج کردید می‌توانید وظایف جدیدی به لیست اضافه کنید.می‌توانید از دیگران برای انجام کارهای خود کمک بگیرید و برخی از کارها را به آنها محول نمایید.
نوشتن نه تنها موجب نظم در کارها بلکه موجب ایجاد یک نظم فکری در شما می‌شود. پس باید نوشتن را به صورت یک عادت هر روزه دربیاورید.
زمان و عمر یک هدیه از طرف خداوند برای تمامی انسانهاست. وقت طلاست پس مدیریت زمان را جدی بگیرید و برای آن انرژی صرف کنید و به یاد داشته باشید که انجام به موقع کارها و مدیریت صحیح زمان حس اعتماد به نفس را در شما چندین برابر خواهد کرد.
همانطور که کسب‌وکارها و سازمان‌ها به طور فزاینده‌ای تمرکز خود…
پیام بگذارید